Allmänna handlingar

Vad är en handling?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. En handling kan bestå av olika medium, exempelvis,

1. brev,
2. protokoll,
3. mejl,
4. video- eller ljudupptagningar.

Tänk på att även elektronisk handlingar exempelvis mejl och bifogade filer blir allmänna när de inkommit till myndigheten. Det gäller också meddelande via sociala medier som exempelvis Facebook.

Vad är en allmän handling?

En handling kan vara allmän eller inte allmän. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras hos kommunen eller har upprättats (skapats) av någon anställd eller politiker i kommunen. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda, det vill säga hemliga, är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

De handlingar som inte är allmänna kallas för arbetsmaterial enligt Tryckfrihetsförordningen. Det kan handla om ett underlag till beslut som tjänstepersonen ännu inte är klar med. Arbetsmaterial är oftast ett tillfälligt tillstånd innan en handling blir allmän.

Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda. En sekretessbelagd handling betyder att handlingen är hemlig. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.

En handling kan också bedömas innehålla vissa uppgifter som ska sekretessbeläggas men du kan fortsatt få ut handlingen där de sekretessbelagda uppgifterna är maskerade.

Offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretess. Det innebär att Sävsjö kommun, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Dataskyddsförordningen är en del av EU-lagstiftningen som påverkar nationell lag. Dataskyddsförordningen syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med behandlingen av personuppgifter. Alla kommunala nämnder och bolag har ett ansvar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt. Offentlighetsprincipen är en del av vår grundlag och går därmed före datakskyddsförordningen.

Dataskyddsförodningen påverkar inte vad vi kan lämna ut men påverkar på vilket sätt myndigheterna får lämna ut handlingar, exempelvis att vissa uppgifter inte får skickas på mejl.

Kommunens förvaltningar ska registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att förvaltningarna lätt kan hitta det du söker. I allmänhet är det kommunens registrator eller nämndsekreterare som ordnar handlingarna i vad som kallas ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling.

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att handlingarna ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen men om vi behöver genomföra sekretessprövning kan det ta längre tid.

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Vill du ha kopior kostar de fyra kronor per kopia.

Det är vanligt att handlingar idag lämnas ut via mejl men kommunen är inte skyldig att göra det. Vissa handlingar får inte lämnas ut genom mejlen med hänsyn till GDPR. Då kan du bara få papperskopior av handlingarna. Handlingar som innehåller sekretess får inte mejlas.

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.